Pengertian Critical Success Factors

Critical success factors (CSF) merupakan sebuah strategi analisa yang membantu seorang manajer untuk mencapai tujuan dari perusahaan, termasuk faktor-faktor yang akan mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pencapaian tujuan. CSF dapat ditentukan jika objektif atau arah dan tujuan organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.

Metode CSF dan analisis CSF telah banyak digunakan dalam berbagai hal diluar bidang teknologi informasi. Dalam riset kegunaan CSF dalam manajemen program pemerintah pusat, James Dobbins dan Richard Donnelly [Dobbins 98] mengidentifikasi kegunaan CSF, antara lain:

1.     Mengidentifikasi konsentrasi utama manajemen

2.      Membantu perancangan strategic plan

3.      Mengidentifikasi fokus area dalam tiap rincian project life cycle dan penyebab utama kegagalan proyek

4.      Mengevaluasi kelayakan sistem informasi

5.      Mengidentifikasi ancaman dan kesempatan bisnis

6.      Mengukur tingkat produktivitas sumber daya manusia

CSF memiliki beberapa tipe, yaitu:

1.      Industri : Faktor dari karakteristik industri dan merupakan apa yang harus dilakukan supaya tetap kompetitif

2.      Lingkungan : Faktor lingkungan yang mempengaruhi perusahaan seperti iklim bisnis, ekonomi, competitor, teknologi dan lain-lain

3.      Strategi :Faktor strategi kompetitif yang dipilih perusahaan

4.      Temporal : Faktor internal perusahaan, seperti timbulnya kesempatan, adanya hambatan dan lain-lain.

CSF erat kaitannya dengan pencapaian tujuan perusahaan. Ketika manajer perusahaan menentukan tujuan perusahaan, turut ditentukan juga langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perusahaan yang telah berhasil mencapai tujuannya secara otomatis juga berhasil mencapai CSF yang telah dirancang sebelumnya.

 

Kegunaan dan Peran Critical Success Factors

 

(Mahsun, 2011) Critical Factor Succes adalah suatu area yang mengindikasikan kesuksesan kinerja unit kerja organisasi. Area CSF ini menggambarkan preferensi manajeial dengan memerhatikan vaariabel-variabel kunci finansial dan non-finansial pada kondisi waktu tertentu. Suatu CSF da[at digunakan sebagai indikator kinerja atau masukan dalam menetaplan indikator kinerja. Identifikasi terhadap CSF dapat dilakukan terhadap berbagai faktor, misalnya, potensi yang dimiliki organisasi, kesempatan, keunggulan, tantangan, kapasistas sumber daya, dana, sarana-prasana, regulasi atau kebijakan organisasi, dan sebagainya. Untuk memperoleh CSF yang tepat dan relevan, CSfF harus secara konsisten megikuti perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap organisasi memiliki CSF yang berbeda-beda tergantung pada unsur-unsur apa saja yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut.

Critical Success Factor merupakan sebuah metode analisa faktor keberhasilan yang digunakan untuk menafsirkan dengan jelas tujuan, taktik, dan kegiatan operasional dalam hal kebutuhan dan kekuatan informasi dan kelemahan dari sistem organisasi yang ada.

Analisa CFS merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CFS dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari analisa CFS adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan (Pipin, 2012). CFS berperan sebagai penguhubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi sistem informasi yang dimiliki. Dengan adanya CFS, akan dengan mudah memfokuskan proses perencanaan strategis sistem informasi pada area yang strategis.

CFS bersifat strategis dan generik, namun diminati oleh para pimpinan perusahaan karena relevansinya terhadap bisnis (Rockart, 1979). Critical Factor Success diidentifikasi, setelah visi, misi, dan obyektif bisnis ditentukan. CFS ini akan dianalisa untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang dipandang sebagai kunci keberhasilan bisnis perusahan. Faktor-faktor penentu keberhasilan yang sudah berhasil diidentifikasi kemudian akan ditelaah satu persatu untuk menentukan aksi atau proses apa yang harus dilakukan untuk merealisasikan faktor tersebut ke dalam aktivitas bisnis yang nyata. Aktivitas tersebut diimplementasikan dengan berbagai kontribusi atau cara. Salah satunya adalah dengan menggunakan teknologi informasi.

Menurut Ward dan Peppard (2002), mmanfaat dari analisa CFS adalah, sebagai berikut :

  • Teknik yang paling efektif

    Analisa CSF merupakan teknik yang paling efektif yang melibatkan manajemen dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Secara kesuluruhan, CSF telah mengakar atau terikat kuat pada bisnis dan memberikan solusi yang menanjikan bagi para manajer dalam menggunakan sistem informasi yang disesuaikan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui faktor-faktor penentu keberhasilan.

  • Berkolerasi dengan tujuan pembuatan Sistem Informasi

Analisa CSF menghubungkan sebuah Sistem Informasi yang akan diimplementasikan dengan tujuan pembuatan Sistem Informasi itu sendiri. Dengan demikian, Sistem Informasi dapat dibuat sejalan dengan strategi bisnis perusahaan

  • Perantara Informasi yang baik

Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisa CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui infomrasi apa yang diperlukan oleh setiap individu yang memiliki keterkaitan dengan bisnis atau proyek yang sedang dilakukan.

  • Prioritas potensi investasi modal

Dengan menyediakan suatu hubungan antara kebutuhan informasi dengan CSF, CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial.

  • Mengoptimalkan konsentrasi penyelesaian masalah-masalah penting

Pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, analisa CSF membantu memfokuskan manajemen untuk menyelesaikan masalah-masalah tertentu yang penting dan memiliki prioritas paling tinggi untuk diselesaikan.

  • Mempermudah Identifikasi proses

Apabila analisa CSF digunakan sejalan dengan Analisa Value Chain, analisa CSF sangat berguna untuk mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui aksi-aksi atau proses yang paling tepat untuk dilaksanakan.

  • Memberikan Gambaran lengkap tentang informasi

Memungkinkan pihak manajemen puncak untuk memperoleh gambaran yang lengkap mengenai sasaran, fungsi, informasi, faktor sukses kritikal, dan struktur organisasi dari perusahaan.

Cara Menerapkan Critical Success Factors

Untuk menerapkan Critical Success Factor (CSF), maka dilakukan analisa CSF. Analisa CSF ini dimaksudkan untuk merumuskan faktor-faktor kritis apa saja yang harus diperhatikan oleh suatu organisasi/perusahaan. Analisa CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. Faktor penentu kesuksesan dapat ditentukan jika tujuan/obyektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari faktor penentu kesuksesan adalah menginterpretasikan tujuan secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.

Peranan CSF dalam perancanaan strategis yaitu sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi sistem informasinya, memfokuskan proses perencanaan strategis sistem informasi pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi sistem informasi dan mengevaluasi sistem informasi.

 

Metode Critical Success Factors antara lain:

 

    1. Identifikasi misi perusahaan dan strategic goals-nya

    2. Untuk setiap strategic goal, dicari kandidat CSF dengan cara menerapkan pertanyaan: “Wilayah bisnis apa yang esensial untuk mencapai tujuan?”

    3. Evaluasi tiap kandidat CSF

    4. Identifikasi bagaimana CSF dimonitor dan diukur

    5. Komunikasikan CSF kepada setiap elemen penting perusahaan

    6. Keep monitoring and reevaluating CSF

 

Contoh:

Objective/goal

Kandidat Critical Success Factors

Mendapatkan pangsa pasar lokal 25%

  • meningkatkan daya saing terhadap toko-toko lokal lainnya

  • menarik cutomers baru

Meraih pasokan baru dari “farm to customer” dalam 24 jam untuk 75% dari produk

mempertahankan hubungan bagus dengan pemasok lokal

Mempertahankan tingkat kepuasan pelanggan 98%

mempertahankan staf dan mengikuti pelatihan yang berfokus pada pelanggan

Memperluas jangkauan produk untuk menarik lebih banyak pelanggan

Sumber produk baru secara lokal

Memperluas ruang toko untuk mengakomodasi produk baru dan pelanggan

  • Pembiayaan aman untuk ekspansi

  • Mengelola tempat kerja dan tiap gangguan pada bisnis

Penerapan Critical Success Factors

 

  1. Criticall Succes Factor di PT. Global Digital Niaga

PT. Global Digital Niaga (GDN) merupakan salah satu anak perusahaan yang tergabung dalam grup Djarum yang didirikan pada tanggal 12 Maret 2010 dengan bidang usaha bergerak di bidang E-Commerce. Secara struktur di dalam grup Djarum, GDN akan berada dibawah PT. Global Digital Prima (GDP) yang akan bertindak sebagai holding company bagi perusahaan–perusahaan baru baik yang didirikan dari awal maupun yang baru diakuisisi oleh grup Djarum khususnya untuk perusahaan yang bergerak dalam bisnis media internet. GDN akan mengadopsi model bisnis Third Party Seller dari Amazon, dimana GDN akan memberikan layanan pembayaran (payment gateway) dan pengiriman barang (logistic) untuk merchant yang membuka toko online di web GDN yang dapat diakses pada alamat http://www.blibli.com.

Visi dan Misi GDN adalah sebagai berikut:

Visi     : “To be TOP OF MIND digital commerce in Indonesia and Having the strongest online brand with the most loyal and satisfied customers”

Misi     : “To bring in the best e-Commerce experience for a better life”.

Sebagai perusahaan yang belum lama berdiri (2010), GDN memasuki persaingan yang cukup berat dalam bidang bisnis yang dijalankannya. Terdapat banyak pesaing yang sudah lebih dulu menjalankan bisnis dibidang e-commerce, sehingga tidak mudah untuk mencapai tujuan strategis perusahaan. Dibutuhkan perancangan strategi yang baik agar visi dan misi perusahaan dapat dicapai dalam target waktu yang ditentukan. Berikut analisa CSF pada GDN untuk memetakan strategi bisnis yang ada sehingga diperoleh gambaran internal bisnis GDN. Strategi bisnis ini diturunkan dari strategy articulation map pada bagian strategy yang ditujukan untuk mencapai tujuan strategis GDN.

 

Type

Objective/goal

CSF

Kebutuhan SI/TI

Strategic

Mengembangkan brand image yang baik

  • Design website

  • Kebijakan konsumen

Sistem    front end commerce yang menarik bagi pengunjung

Industry

Melakukan pengembangan komunikasi pemasaran yang konsisten dan berkesinambungan

  • Promosi dan SEO

  • Channel penjualan

  • Integrasi antar channel

Search     Engine Optimization (SEO)

Industry

Memberikan penyediaan konten yang cerdas dan presentasi visual yang baik

  • Web Content

Sistem     Informasi untuk mengatur content

            Industry

Memiliki pengetahuan yang mendalam mengenai produk dan gaya hidup

        • Pengetahuan mengenai produk

Sistem     Informasi yang menyimpan pengetahuan mengenai produk

            Enviromental

Memiliki kemampuan untuk memprediksi dan memenuhi kebutuhan pelanggan secara konsisten

  • Profil pelanggan

  • Segmen pasar

Sistem     Informasi yang dapat mengumpulkan dan mengolah data pelanggan

            Strategic

Melakukan inovasi dan pengembangan secara berkelanjutan dalam penawaran produk dan layanan

Customer feedback

Sistem     Informasi yang dapat mengelola data masukan dan perilaku dari pengunjung

  1. Critical Success Factor di PT. Matahari Putra Prima

    Type

    CSF

    Deskripsi

    Objective/Goal

    Industry

    Melakukan pengawasan dan penyortiran terhadap produk yang masuk untuk mendapatkan Produk yang bervariatif dan berkualitas tinggi

    PT. Matahari Putra Prima perlu menyediakan produk-produk yang bervariasi dan berkualitas tinggi sehingga dapat bersaing, hal ini mutlak dibutuhkan sebagai perusahaan yang bergerak di pasaran hipermart.

    Produk yang variatif dan berkualitas

    Industry

    Melakukan studi mendalam terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi harga, menganalisisnya dan baru memutuskan harga yang akan ditetapkan

    Supaya dapat     bersaing dengan para pesaingnya maka PT. Matahari Putra Prima perlu memperhatikan persaingan promosi dalam hal harga, dengan tetap memperhatikan tiap aspek yang berkaitan.

    Harga yang kompetitif

    Strategic

    Memanfaatkan cara promosi yang unik, tidak mudah ditebak pesaing dan mudah menarik perhatian masyarakat luas dengan tujuan promosi yang efektif

    Ketatnya bisnis di bidang retek membuat perusahaan yang bergerak di bidang usaha     tersebut mlakukan perang promosi. Untuk itu, perlu dibuat promosi yang inovatif, kreatif, dan atraktif melalui berbagai media untuk menarik pelanggan.

    Pelanggan bertambah

    Enviromental

    Adanya hubungan yang baik antara permasok dan pelanggan

    Hal ini     diperlukan untuk memberikan eunggulan kompetitif kepada perusahan agar mampu bertahan dan bersaing di dalam pasar, yaitu dengan penyediaan jasa-jasa layanan dan kerja sama yang baik.

    Menetapkan divisi khusus yang memperhatikan masalah relasi dengan pelanggan dan pemasok

    Industry

    Penekanan biaya operasional dan biaya-biaya lain di luar dugaan

    Setiap biaya yang keluar apakah itu biaya operasional ataupun biaya-biaya di     luar dugaan harus dapat direncanakan dengan baik sehingga hal ini     akan mendukung usaha memaksimalkan keuntungan perusahaan.

    Menganalisis setiap biaya yang akan dikeluarkan sebelum dieksekusi

    Strategic

    Menciptakan inovasi baru dalam pelayanan terhadap pelanggan

    Peningkatan pelayanan terhadap pelanggan, yang dapat memuaskan kebutuhan dan keinginan pelanggan sehingga PT. Matahari Putra Prima semakin kompetitif dalam mengantisipasi kebutuhan pelanggan yang semakin berkembang.

    Menganalisis setiap peluang yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan

    Enviromental

    Menciptakan fasilitas yang baik dan memiliki performance yang cepat dalam memenuhi kebutuhan pelanggan

    Penggunaan fasilitas dan perangkat keras yang memiliki kapasitas yang besar     dan performance yang tinggi. Dan juga yang biayanya dapat ditekan seminimal mungkin, sehingga mampu memberikan kontribusi terbaik bagi perusahaan dalam menjalankan sistem yang ada.

    Fasilitas untuk pelanggan terpenuhi

    Temporal

    Penyediaan fasilitas dan tunjangan bagi karyawan

    Kepuasan staff perusahan harus tetap diperhatikan di dalam suatu kegiatan bisnis. Hal ini berkaitan dengan motivasi dan akan berdampak terhadap kinerja yang dihasilkan oleh para karyawannya.

    Fasilitas karyawan memadahi sehingga berdampak pada kinerja baik karyawan

    Sumber :

    V. Bullen, Christine., F. Rockart, John. 1981. A Primer on Critical Success Factors. Center for Information System Research, Sloan School of Management, Massachusetts Institute of Technology: Massachusetts.

    A. Caralli, Richard. 2004. The Critical Success Factor Method: Establishing a Foundation for Enterprise Security Management. Carnegie Mellon University: _______

    C. Boynton, Andrew., W. Zmud, Robert. 1984. An Assessment of Critical Success Factors. The University of North Carolina : _____

    V. Bullen, Christine., F. Rockart, John. 1981. A Primer on Critical Success Factors. Center for Information System Research, Sloan School of Management, Massachusetts Institute of Technology: Massachusetts.

    W. Pipin. 2012. Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Institusi endidikan Tinggi menggunakan Analisis Critical Success Factor. Universitas Diponegoro: SemarangM, Moh. 2011. Indikator Kinerja. http://mohmahsun.blogspot.com/2011/04/indikator-kinerja.html  diakses pada tanggal 27 Maret 2013S. Fairuz. 2011. Analisis Sistem Informasi-Teknik Evaluasi Investasi Proyek Teknologi Informasi. http://fairuzelsaid.wordpress.com/2011/03/20/analisis-sistem-informasi-teknik-evaluasi-investasi-proyek-teknologi-informasi/  diakses pada tanggal 27 Maret 2013http://masker77.blogspot.com/2011/12/metode-dan-teori-analisis-critical.htmldiakses pada tanggal 27 Maret 2013.

    http://adeiqbal27.blogspot.com/2011/02/critical-success-factor.html diakses pada tanggal 27 Maret 2013.

    http://l1ez.blogspot.com/2011/03/critical-success-factor-csf-analysis.html diakses pada tanggal 27 Maret 2013.